Déployer une Digital Workplace: Les 3 plus grandes peurs et les moyens de les éviter

eXo Platform Blog

Le thème des craintes des clients concernant leur projet de digital workplace est l’un des sujets qui me tiennent à cœur, cela faisait longtemps que je voulais l’exposer.

Les 3 plus grandes peurs lorsque vous démarrez un projet d’implémentation d’une digital workplace?

3 scénarios – catastrophe à éviter lors de la mise en place d’une digital workplace

En effet, en perpétuelle collecte des commentaires de nos équipes d’exécution, je suis toujours frappé par le fait que les plus grandes craintes des clients face à ce changement diffèrent des nôtres notamment quand il s’agit d’un projet à ses débuts.

Alors, quelles sont vos plus grandes peurs lorsque vous démarrez un projet d’implémentation d’une digital workplace?

  1. Que la direction ne va pas aimer

Même si la plupart des projets de digital workplaces appartiennent à des cadres supérieurs, la crainte de décevoir le PDG ou leurs pairs hante leur esprit. Et c’est parfaitement naturel.

Une digital workplace est souvent une initiative stratégique très visible et assez coûteuse. Par conséquent, les attentes de toutes les personnes impliquées sont souvent grandioses.

La situation devient encore plus stressante lorsqu’il y a des conflits interdépartementaux par rapport à la gestion du projet.

C’est typiquement le cas quand par exemple, le budget du projet est attribué aux ressources humaines plutôt qu’au DSI ou la communication et inversement. Le département frustré se montrera dès lors très exigeant.

  1. Que les utilisateurs ne vont pas aimer

Imaginez que vous passiez des mois à préparer et à tester votre digital workplace. Et finalement vous lancez et… rien !

Les utilisateurs y accèdent la première fois et ne reviennent jamais. Il est peut être cool, mais personne d’autre que vous ne semble vraiment l’utiliser.

En résumé, tout ce que sera retenu est vos efforts, un beau site Web interne, un budget épuisé, un patron déçu et des collègues qui en rigolent (retour au point 1).

C’est une vision très effrayante pour tout propriétaire d’un projet de digital workplace

  1. L’échec lors de l’exécution

Concevoir et mettre en place une digital workplace est à la fois un énorme effort et une grande responsabilité.

Imaginez un autre scénario catastrophe: vous lancez un projet informatique pour construire votre vision digitale de l’espace de travail, vous dépensez de l’argent, le projet prend du retard, il y a des problèmes inattendus ; vous avez épuisé le budget et n’avez rien de concret sous la main pour montrer vos efforts.

Lequel est le pire des deux cas suivants selon vous? Lancer sans pouvoir ajouter de la valeur durable à vos employés ou carrément ne pas être capable de lancer ?
 


Logiciel de communication interne

 
Qu’en est-il d’eXo Platform dans tout cela? Avons-nous les mêmes peurs que nos clients? Pas exactement. Nous avons nos propres scénarios – catastrophe. Voici notre top 3.

  1. Un projet sans fin

Nous appréhendons le fait que l’équipe chargée de la mise en place du digital workplace propose une très longue liste de développements personnalisés jugés «absolument nécessaires» pour le fonctionnement au niveau des employés.

Tous étant «absolument nécessaires» pour le lancement initial, le client aborde un cycle de développement qui s’étale sur plusieurs mois.

Plus ce cycle est long, plus le risque des retards s’agrandit. Pire encore, l’équipe continue d’alimenter la liste par de nouvelles fonctionnalités donnant l’impression de vouloir retarder l’échéance et d’avoir peur de se lancer réellement. On cherche la perfection totale mais rien ne l’est jamais assez.

L’un de ces deux cas de figures se produit généralement: soit le client n’y arrive jamais, soit il assure le lancement, mais les besoins des utilisateurs auront tellement évolué, entre temps, qu’un relooking du projet est déjà nécessaire.

  1. Adoption et conduite du changement en sous-effectif

Le sujet de la gestion du changement et du rôle clé de la composante humaine dans toute transformation numérique a fait couler beaucoup d’encre.

Cependant, il est rare que les clients arrivent à déterminer convenablement ce qui est nécessaire pour une réelle implication des utilisateurs.

Alors que certains s’attendent à ce que leur digital workplace fonctionne et se développe de façon virale, d’autres estiment quand même qu’un travail d’intégration est nécessaire (formation par exemple).

Malheureusement, ce n’est qu’une fois le projet est lancé que les clients constituent une idée claire de ce qui doit être fait, mais là ils ne savent pas hélas à qui confier cette tâche en interne.

Une telle situation est sur notre liste des 3 principales craintes quant à la réussite de la mise en place dans la mesure où cela a un impact direct sur la satisfaction des utilisateurs et leur adoption du projet.

  1. Situation d’otages

Enfin, nous avons également peur de ce que nous appelons une « situation d’otages ». C’est lorsque l’équipe prend ses propres exigences ou celles de quelques pairs comme règle générale qui s’appliquerait à la plupart des employés de l’organisation.

Les propriétaires de produit le savent bien – il est dangereux de guider l’évolution de votre produit uniquement par ce qui vous convient le mieux en tant qu’utilisateur.

Cela ne capturera uniquement qu’un utilisateur sur des millions d’utilisateurs potentiels et vous emmènera dans la mauvaise direction dans 99% du temps.

La même chose est valable dans le cas d’une digital workplace. Concevoir un projet qui soit adéquat uniquement pour vous rendra fort probable la possibilité que vous serez seul à l’utiliser.

En prenant du recul, nous partageons les objectifs et les préoccupations de nos clients, mais nous les abordons d’un angle différent.

Par conséquent, nous approchons le sujet de manière différente, ce qui permet de gérer les principales peurs et d’éviter les échecs possibles. Quelles actions pouvez-vous entreprendre ?

1- Évitez les projets longs sans fin. Optez plutôt pour une approche agile pour votre projet. Dès que possible, lancez-vous pour confronter vos employés à la digital workplace et induisez progressivement des améliorations basées sur les commentaires des utilisateurs.

2- Assurez-vous de l’implication de vos utilisateurs en considérant leurs avis et commentaires à chaque étape du projet, et ce dès la phase de conception. N’oubliez pas d’assigner un propriétaire et un budget / temps suffisant pour réussir votre conduite de changement.

Construisez votre espace de travail directement de façon appropriée pour vos employés, ne cherchez pas à leur fournir quelque chose de préconçue et d’essayer ensuite de la leur faire adopter et apprendre à utiliser.

3- Gérez votre « management » : Faites de votre mieux pour gérer la pression sans compromettre le succès de votre espace de travail numérique en l’adaptant uniquement à vos besoins de gestion.

Communiquez sur votre processus et vos progrès. Lorsque vous lancerez et embarquerez vos utilisateurs avec succès, vous n’aurez aucun mal à prouver la valeur du projet à votre gestion avec des résultats tangibles à l’appui.

N’hésitez pas à commenter. Nous aimerions connaître votre avis et vos propres craintes dans votre projet de digital workplace

 

Digital Workplace

 

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.

Trouvez la définition complète d’une digital workplace


Quels sont les avantages d’une Digital Workplace ?

La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:

  • Créer et renforcer votre culture d’entreprise
  • Briser les silo
  • Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe
  • Engager et valoriser
  • Améliorer le processus d’intégration
  • Améliorer la productivité et les performances
  • Plus d’agilité en facilitant le télétravail
  • Réduire les coûts informatiques et opérationnels
  • Transformer les employés en ambassadeurs de la marque

Découvrez les avantages d’une Digital Workplace


Comment mesurer l’efficacité de votre digital workplace ?

La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun.
Voici les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace.

  • Métriques d’usage
  • Métriques d’engagement
  • Métriques d’efficacité

Découvrez Comment évaluer les performances de votre digital workplace


Quel est le rôle d’un Digital Workplace Manager ?

Un digital workplace manager est responsable d’accompagner un projet de digital workplace dans ses différentes étapes. Les principales responsabilités sont les suivantes :

  • Identifier les besoins et les domaines à améliorer
  • Choisir le bon cas d’usage de digital workplace (intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, système de gestion des connaissances, etc…) en tenant compte de la configuration informatique existante et de la stratégie commerciale globale.
  • Diriger la mise en œuvre de cette digital workplace
  • Élaborer des politiques, des lignes directrices et un plan de gestion de contenu.
  • Déterminer et suivre les indicateurs de succès (indicateurs d’usage, d’engagement et d’efficacité).
  • Offrir des séances de formation aux principaux utilisateurs et collaborateurs.

Voici une liste des compétences que l’on retrouve généralement chez les meilleurs Digital Workplace managers

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Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.

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