Comment l’Anact a déployé un intranet collaboratif pour ses 265 agents
Depuis 50 ans, l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact) impulse des projets visant à améliorer les conditions de travail, notamment à travers des actions portant sur l’organisation du travail et les relations sociales.
L’Anact intervient principalement auprès des entreprises et des organisations publiques pour favoriser le dialogue entre les directions, les salariés et leurs représentants, et pour accompagner la mise en place de démarches permettant d’améliorer le travail.
Établissement public administratif, l’Anact compte 16 agences régionales (Aract) et dispose d’un siège situé à Lyon.
Challenge
Avec 265 utilisateurs répartis entre le siège et les différentes Aract, l’Anact avait une ambition claire : créer un intranet collaboratif capable de répondre à la fois aux besoins d’information et aux nouveaux enjeux de collaboration de l’organisation.
Le projet devait ainsi permettre de disposer d’un intranet de qualité, vivant et animé, tout en offrant à l’ensemble des agents un environnement collaboratif adapté à leurs usages : gestion de projets, travail en équipe, échanges entre métiers et partage d’informations.
Cette réflexion intervenait dans un contexte organisationnel particulier, marqué notamment par la fusion entre l’Anact et les Aract. La nouvelle plateforme devait donc contribuer à :
Créer une culture commune au sein de l’organisation
Renforcer et animer la communication interne
Donner davantage de visibilité à la stratégie et au positionnement de l’Agence auprès de l’ensemble des agents
Faciliter la collaboration et l’engagement collectif pour gagner en efficacité opérationnelle
Rationaliser les outils numériques
Disposer d’une solution capable d’évoluer avec l’organisation et les métiers.
Un travail d’analyse avait été réalisé en amont avec un cabinet de conseil afin de cartographier les usages et les outils numériques existants. Cette analyse a permis de disposer d’une vision claire de l’existant et de construire le projet dans un cadre structuré.
Le projet a été porté conjointement par la DSI et la communication, avec le soutien de la secrétaire générale. Ce binôme DSI-communication s’est révélé particulièrement efficace pour articuler les enjeux techniques, fonctionnels et éditoriaux.
Pourquoi eXo ?
La richesse fonctionnelle de la plateforme, capable de couvrir aussi bien les besoins d’un intranet que ceux d’un environnement collaboratif, a été un critère déterminant dans le choix d’eXo.
Dès les premières démos, les équipes de l’Anact ont également apprécié la simplicité d’administration et de gestion des contenus de la plateforme, un atout important pour faciliter son appropriation au quotidien.
Nous souhaitions un intranet facile à prendre en main pour les agents comme pour les équipes qui l’administrent. La simplicité de gestion des contenus a été un critère déterminant : elle doit nous permettre de faire vivre un espace commun, utile au quotidien pour partager l’information et travailler ensemble
Alexandre Roland et Aurélie Descours - Chefs de projet DSI et Communication
Dans un contexte de transformation organisationnelle, l’Anact avait par ailleurs besoin d’une plateforme capable d’évoluer avec ses besoins, ses métiers et sa nouvelle organisation. L’évolutivité de la solution eXo répondait à cette problématique.
La proximité avec les équipes de l’éditeur a également joué un rôle important. Le projet a ainsi été mené dans une logique de co-construction, afin d’adapter la plateforme aux besoins spécifiques de l’Anact.
Enfin, l’organisation souhaitait disposer d’une solution opérationnelle rapidement sans s’engager dans un projet à long terme.
L'implémentation
La mise en œuvre du projet s’est déroulée progressivement, avec une attention particulière portée à la structuration des usages et à l’accompagnement des équipes.
Structurer le projet en amont
La première phase, d’un peu moins de trois mois, a été consacrée au cadrage du projet. L’objectif était de structurer l’approche, d’identifier précisément les besoins et de préparer les différentes étapes de mise en œuvre.
La deuxième phase a réuni les différentes parties prenantes, notamment la communication et la secrétaire générale. Ces ateliers ont permis de partager une vision commune du projet et de travailler sur des modèles d’espaces, ainsi que sur l’identité graphique de la plateforme.
Un intranet structuré autour des besoins des agents
La mise en place a débuté par le volet intranet, lancé en mai. Quatre espaces clés ont été ouverts à tous les agents pour centraliser les informations institutionnelles et les contenus liés à certains métiers :
L’Anact : consacré à l’organisation et à ses informations
Ma vie d’agent : dédié notamment aux ressources humaines et à la prévention
Un espace dédié au comité d’entreprise
Système d’information : pour les sujets liés à la DSI.
Dès son ouverture, la plateforme a reçu un accueil très positif de la part des agents. Elle leur a notamment permis de retrouver rapidement les informations dont ils avaient besoin dans un environnement unique.
Ouvrir progressivement le collaboratif
L’Anact souhaitait également déployer rapidement les fonctionnalités collaboratives afin d’accompagner les transformations en cours dans certains services. Plusieurs espaces dédiés à ces réorganisations ont donc été ouverts parallèlement à l’intranet.
La plateforme s’est ensuite structurée autour de plusieurs types d’espaces :
Des espaces d’équipes rassemblant notamment les différents Aract
Des groupes projets
Des cercles destinés à favoriser les échanges et les discussions à plusieurs.
La partie collaborative de la plateforme a été ouverte en juillet. Elle compte aujourd’hui une centaine d’espaces.
Impliquer les utilisateurs dans la construction
L’Anact a accordé une place importante à l’accompagnement au changement et à la formation.
Quelques Aract ont testé en avant-première des modèles d’espaces projets et d’équipes. Leurs retours ont permis de les améliorer avant leur diffusion à l’ensemble des agents.
En parallèle, l’Anact a constitué un réseau d’environ 20 référents, formés par eXo pour accompagner localement les agents dans la prise en main de la plateforme. Avec un référent par Aract, complété par des référents au sein de certains services, ce réseau constitue un relais essentiel pour favoriser l’adoption de la solution.
Aujourd’hui, la plateforme enregistre en moyenne 190 connexions quotidiennes, témoignant de son intégration progressive dans les usages des agents.
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