Un espace de travail collaboratif unique pour les équipes de B2P
Depuis plus de 20 ans, B2P accompagne les professionnels du transport et de la logistique dans leur transformation digitale. Sa mission : aider les acteurs du secteur à gagner en performance, à rester compétitifs et à réduire leur impact environnemental grâce à des outils numériques adaptés à leurs enjeux métier.
Pour répondre aux besoins spécifiques de la filière, B2P développe un écosystème complet de solutions couvrant l'ensemble de la chaîne de valeur du transport. Parmi elles, B2PWeb, la bourse de fret de référence du secteur, GedTrans pour la gestion des documents réglementaires, GedMouv pour le partage des informations de livraison, eProtocole pour la gestion des protocoles de sécurité ou encore Le Transport Recrute, la plateforme dédiée à l'emploi dans le transport et la logistique.
Basée au cœur du Luberon, en France, l'entreprise compte aujourd'hui plus de 150 collaborateurs.
Challenge
La communication interne de B2P reposait principalement sur les emails et sur l'équipe communication, qui jouait un rôle central dans la diffusion de l'information. Mais à mesure que l'organisation grandissait, ce fonctionnement atteignait ses limites. Les remontées d'informations provenant du terrain, notamment des équipes commerciales, nécessitaient de nombreux échanges et mobilisaient un temps considérable. De plus, la documentation de l'entreprise, riche et volumineuse, était répartie entre plusieurs outils, rendant sa consultation complexe, en particulier en mobilité.
À cela s’ajoutait un intranet devenu obsolète car peu adapté aux nouveaux usages, notamment sur smartphones et tablettes. Pourtant, près d'un tiers des collaborateurs travaillent en mobilité ou à distance et une équipe est basée en Espagne.
Piloté par la direction de la communication, le projet avait pour objectif la refonte de l'intranet existant mais aussi la création d’un véritable espace collaboratif moderne, capable de devenir le point d'entrée unique de tous les collaborateurs, où qu'ils se trouvent.
B2P souhaitait ainsi centraliser sa communication interne, simplifier l'accès aux documents et aux outils métier, proposer une expérience fluide sur ordinateur comme sur mobile et offrir un accès multilingue à ses équipes françaises et espagnoles. L'entreprise voulait également encourager davantage la participation des collaborateurs à la vie de l'organisation, fluidifier les échanges entre les différents sites et services, et créer un environnement propice au partage d'idées, à la collaboration et à la reconnaissance.
Pourquoi eXo ?
Pour son projet de digital workplace, B2P souhaitait avant tout s'appuyer sur une solution pérenne, capable de centraliser la communication, les connaissances et la collaboration au sein d'une même plateforme.
L'approche open source et souveraine d'eXo a rapidement retenu l'attention des équipes. Au-delà des aspects technologiques, c'est surtout la richesse fonctionnelle de la plateforme qui a fait la différence. Communication interne, collaboration, partage documentaire, gestion des connaissances, communautés, portail : eXo répondait à l'ensemble des besoins identifiés tout en ouvrant la voie à de nouveaux usages.
Cette vision globale a particulièrement séduit B2P, qui y a vu l'opportunité de rationaliser ses outils et de disposer d'une plateforme capable de soutenir d'autres initiatives au sein de l'entreprise. Parmi elles, la création d'une base de connaissances destinée au service client, rendue possible grâce aux fonctionnalités de gestion et de partage des connaissances.
L'expérience utilisateur a également joué un rôle important dans la décision. Dès les premières démonstrations, les équipes communication ont été conquises par l'ergonomie et la facilité de prise en main de la solution :
« Dès la première démonstration de la plateforme, nous avons eu l’effet waouh ! Nous avons tout de suite été conquis par la solution et nous avons vu son potentiel. »
Une première impression qui s'est ensuite confirmée par l'adéquation entre les ambitions du projet et les capacités de la plateforme.
L'implémentation
L’équipe eXo a formé les administrateurs et les contributeurs afin de leur permettre de prendre en main la solution et de devenir rapidement autonomes dans l’animation de la plateforme. Cette montée en compétence progressive a permis de poser des bases solides pour structurer les futurs usages et encourager les bonnes pratiques de publication et de collaboration.
Dans la continuité, plusieurs typologies d’espaces ont été mises en place afin de refléter les différents modes de travail de l’entreprise : des espaces dédiés à la communication interne, des espaces projets pour le suivi opérationnel, des espaces équipes pour faciliter la coordination du quotidien, ainsi que des communautés pour favoriser les échanges transverses. Des espaces interéquipes ont également été créés pour encourager la collaboration entre services et renforcer les synergies internes.
Le premier usage concret de la plateforme concerne le suivi de la conformité du système d’information. Grâce à l’outil « Contributions », B2P peut désormais soumettre ses règlements internes à l’ensemble des collaborateurs et s’assurer que chacun en a bien pris connaissance. Chaque règlement fait l’objet d’une action dédiée dans un programme, ce qui permet aux collaborateurs de confirmer leur lecture. Les administrateurs peuvent ensuite exporter les données au format Excel et disposer ainsi d’un suivi fiable pour justifier la conformité de l’entreprise avec les normes en vigueur.
Une soirée de lancement a eu lieu au début de l’été, marquant une étape symbolique dans la visibilité de la solution et dans l’appropriation collective de ce nouvel environnement de travail.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
