Un intranet mobile unique pour les 1 400 agents du Département du Lot
Situé dans le Sud-Ouest de la France, en région Occitanie, le Lot est un territoire rural qui compte plus de 176 000 habitants répartis sur plus de 5 000 km². Son économie repose notamment sur l’agriculture, le tourisme et l’industrie, avec des secteurs comme l’aéronautique, la mécanique et l’agroalimentaire.
Le Conseil départemental du Lot (CD46) intervient au quotidien dans de nombreux domaines : solidarités, routes départementales, collèges publics, environnement, agriculture, tourisme, culture, sport, patrimoine, lecture et archives départementales, mais aussi attractivité et numérique.
Challenge
Le Conseil départemental du Lot disposait d’un intranet devenu obsolète, principalement utilisé comme un outil de communication interne. L’absence d’application mobile était notamment un frein important pour une collectivité dont la moitié des agents travaille sur le terrain et accède uniquement aux outils depuis un smartphone.
Pour accompagner ses quelque 1 400 agents, la collectivité souhaitait faire évoluer son outil de communication interne et proposer une expérience plus moderne, plus simple et surtout accessible en mobilité.
Le projet de refonte, porté conjointement par la communication et la DSI, répondait donc à plusieurs enjeux : moderniser l’expérience utilisateur, simplifier l’administration de l’intranet et faciliter l’accès à l’information, quel que soit le lieu de travail de l’agent.
La dimension mobile était particulièrement stratégique : tous les agents disposent d’un smartphone professionnel, et près de la moitié d’entre eux accèdent principalement aux outils de la collectivité depuis leur mobile.
Le CD46 recherchait ainsi une solution capable de devenir le nouveau point d’entrée de la communication interne, tout en s’intégrant à l’écosystème applicatif existant et en restant suffisamment évolutive pour accompagner les besoins futurs de la collectivité.
Pourquoi eXo ?
Le Conseil départemental du Lot a découvert eXo Platform grâce au SDIS 46, client de la solution depuis 2023. Son retour d’expérience a été déterminant dans la décision, notamment sur la qualité de l’accompagnement et la capacité d’eXo à accompagner la conduite du changement.
Lors des démonstrations, les équipes du CD46 ont rapidement été séduites par l’ergonomie de la plateforme, la simplicité de navigation et ses possibilités de personnalisation. Les fonctionnalités de gestion des documents et les possibilités de mise en page ont notamment créé un effet « waouh ».
La collectivité a également apprécié l’approche open source de la plateforme eXo. La possibilité de centraliser progressivement différents usages au sein d’une expérience unifiée répond à un enjeu important pour le CD46, qui utilise aujourd’hui de nombreuses applications.
L’intégration avec l’existant a également été déterminante. Une recherche unifiée capable d’interroger la base documentaire Alfresco de la collectivité constituait notamment un critère clé dans le choix de la solution. Un développement spécifique a ainsi été réalisé par les équipes eXo pour permettre cette intégration.
Enfin, l’application mobile a répondu à une attente forte de la direction générale. Avec des notifications push et un accès à l’intranet depuis une application dédiée, eXo permet au CD46 de placer l’information au plus près des agents, y compris ceux sur le terrain.
L'implémentation
Dès le début du projet, les équipes du CD46 ont rapidement pris en main la plateforme.
La responsable communication, fortement impliquée dans le projet dès le départ, s’est très vite appropriée l’outil. Après des ateliers de méthodologie et de création des espaces, elle a pu concevoir et administrer elle-même les différents espaces de la plateforme, en toute autonomie.
Cette logique d’autonomisation a également été appliquée à l’équipe de contributeurs. Chaque direction a désigné un contributeur chargé de participer à l’alimentation de la plateforme. Les équipes du CD46 ont été accompagnées par eXo dans la conception des programmes de formation destinés à ces contributeurs, avant de prendre progressivement leur autonomie.
La plateforme est ainsi pensée comme un hub de communication interne, avec des espaces permettant aux directions de partager leurs informations et de diffuser leurs communications auprès des agents.
Le projet comprend également plusieurs intégrations avec l’environnement numérique existant. En plus de la recherche unifiée dans Alfresco, les processus de candidatures internes, jusqu’alors gérés dans Iterop, sont désormais intégrés à la plateforme : les agents peuvent consulter les postes disponibles et candidater directement depuis eXo.
Contrairement à la majorité des projets eXo, l’accès à la plateforme se fait ici via une application mobile dédiée, directement installée sur les smartphones des agents. Une configuration rare parmi les projets eXo, mais particulièrement pertinente pour le CD46 compte tenu des usages de ses agents.
L’ouverture de la plateforme à l’ensemble des utilisateurs est prévue d’ici la fin de l’année.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
