De l’intranet à la collaboration : Fontenay-sous-Bois choisit eXo comme alternative souveraine à Microsoft

Située dans le Val-de-Marne, en Île-de-France, à seulement 3 kilomètres de Paris, Fontenay-sous-Bois compte plus de 52 000 habitants. La commune est un pôle économique majeur de l’Est parisien : elle accueille plusieurs milliers d’entreprises et un bassin d’emplois d’environ 25 000 salariés.

Ville dense et dynamique, Fontenay-sous-Bois compte environ 1 000 agents répartis sur une vingtaine de sites pour assurer au quotidien ses missions de service public auprès des habitants.

Vieillissant, peu consulté et difficile à maintenir, l’intranet de Fontenay-sous-Bois ne répondait plus aux nouveaux besoins de la collectivité. Surtout, il reposait essentiellement sur une logique de communication descendante.

La Ville souhaitait donc partir sur de nouvelles bases avec un intranet plus vivant, plus participatif et davantage connecté aux réalités du terrain. L’objectif : permettre à la direction de continuer à diffuser les informations institutionnelles tout en donnant davantage de place aux services et aux agents eux-mêmes.

La collectivité souhaitait également développer un véritable environnement de collaboration et de partage, alors que les usages collaboratifs étaient jusqu’ici très limités.

Cette dimension était d’autant plus stratégique que les quelque 1 000 agents de la ville ont des usages très différents et que près de la moitié d’entre eux ne sont pas informatisés. La collectivité devait donc imaginer une plateforme suffisamment simple et accessible pour embarquer l’ensemble des équipes, quel que soit leur métier, leur lieu de travail ou leur niveau d’équipement numérique.

Enfin, Fontenay-sous-Bois souhaitait disposer d’une alternative aux solutions collaboratives proposées par les grands éditeurs américains. La collectivité voulait garder la maîtrise de ses données et de son infrastructure, avec une solution hébergée directement sur ses propres serveurs.

La collectivité, qui cherchait une alternative à Microsoft, a découvert la solution eXo suite aux recommandations de la ville de Chelles.

Le choix d’eXo répondait d’abord à un enjeu de souveraineté numérique. La collectivité souhaitait conserver ses données et son infrastructure sous son contrôle avec un hébergement sur ses propres serveurs.

Au-delà de cet enjeu de souveraineté, les équipes ont rapidement été séduites par la simplicité et l’ergonomie de la plateforme. Son interface intuitive, la richesse de ses fonctionnalités et sa capacité à réunir communication interne et collaboration au sein d’un même environnement ont été des arguments déterminants.

L’évolutivité de la solution a également pesé dans la décision. eXo pouvait s’intégrer à l’écosystème informatique existant de la collectivité, notamment avec des solutions comme GLPI, iXBus ou BlueMind, tout en permettant d’envisager progressivement de nouveaux usages.

Enfin, l’accompagnement de proximité proposé par eXo ainsi que le coût de la solution ont conforté la collectivité dans son choix.

Le projet a démarré en mai avec une ambition forte : construire une plateforme qui corresponde réellement aux usages et aux besoins des agents.

Dès le début, la collectivité a choisi d’impliquer les équipes au cœur de la démarche. Une quinzaine de directeurs étaient ainsi présents lors du premier atelier de travail. Les services finances, urbanisme ou encore communication ont participé à la conception des premières maquettes, tandis que la personnalisation graphique des espaces a progressivement pris forme.

Cette phase de structuration est essentielle pour Fontenay-sous-Bois : l’objectif est de construire une véritable architecture de l’information, avec des modèles d’espaces adaptés aux différents usages.

Plusieurs types d’espaces ont ainsi été imaginés :

• Des espaces d’information et de communication, ouverts à tous les agents, pour diffuser les informations institutionnelles de la collectivité.


• Des espaces d’équipes, liés à l’organisation de la collectivité et aux groupes Active Directory, pour faciliter les échanges au quotidien.


• Des espaces inter-équipes, destinés aux collaborations qui s’inscrivent dans la durée et dépassent les frontières d’un service.


• Des espaces projets, créés pour une durée définie. Le chef de projet peut en assurer l’administration et l’animation.


• Des espaces thématiques, ouverts à tous les agents intéressés par un sujet. Un espace consacré à la cybersécurité peut par exemple réunir des agents de différents services, qui peuvent s’informer mais aussi contribuer aux échanges, sans que l’espace soit réservé aux équipes de la DSI.


• Des espaces applicatifs, associés aux outils du système d’information. Les agents utilisant une application métier peuvent retrouver au même endroit les modes opératoires, tutoriels vidéo, liens vers les environnements de démonstration, informations de maintenance ou encore annonces de nouvelles versions.

Cette organisation permet de faire coexister information institutionnelle, communication de proximité et collaboration, tout en adaptant les usages aux différents métiers.

Par ailleurs, la collectivité porte une attention particulière à l’adhésion des agents et souhaite que chacun puisse accéder facilement à la plateforme, quel que soit son lieu ou son mode de travail. Des postes informatiques sont notamment mis à disposition sur les différents sites municipaux pour faciliter l’accès des agents ne disposant pas de poste au quotidien.

La directrice générale adjointe s’est fortement impliquée dans le projet dès le départ et des référents communication ont été identifiés pour jouer le rôle d’ambassadeurs de la plateforme auprès des équipes.