Un intranet collaboratif unique pour connecter les équipes du GIP Ma Santé, Ma Région
Créé en 2022, le GIP Ma Santé, Ma Région est une structure partenariale portée par la Région Occitanie, avec d’autres collectivités locales, universités, académies et associations d’internes en médecine de Montpellier et Toulouse. Sa mission : lutter concrètement contre les déserts médicaux et améliorer l’accès aux soins ambulatoires partout en Occitanie.
Pour mener à bien cette mission, le GIP recrute notamment des médecins, infirmiers et secrétaires médicaux, salariés du groupement, afin de proposer aux patients un accès facilité aux soins et, lorsque cela est nécessaire, de les orienter vers d’autres professionnels de santé.
Cette organisation s’est développée rapidement et compte aujourd’hui 27 centres de santé répartis dans 11 départements, 235 professionnels de santé et près de 40 000 patients suivis.
Challenge
Au lancement du GIP, la priorité était claire : ouvrir rapidement de nouveaux centres de santé pour répondre aux besoins des territoires. Dans ce contexte de croissance soutenue, les outils et les pratiques de communication interne se sont construits progressivement, principalement autour de l’email et de SharePoint, pour le stockage documentaire.
Avec le temps, de nouveaux enjeux ont émergé :
Structurer et professionnaliser le fonctionnement interne d’une organisation désormais composée de collaborateurs aux métiers, aux besoins et aux habitudes numériques très différents
Disposer d’un espace centralisé pour permettre aux collaborateurs d’accéder facilement aux informations essentielles de l’organisation.
Les professionnels de terrain ont par ailleurs des usages et des besoins numériques très différents de ceux des équipes administratives, RH ou informatiques. Le GIP recherchait donc un intranet intuitif et accessible, capable de centraliser les informations RH et institutionnelles, de fluidifier la communication interne et de faciliter les échanges entre des collaborateurs géographiquement dispersés.
Parmi les besoins très concrets : pouvoir retrouver rapidement les coordonnées d’un autre centre de santé, accéder aux informations RH fiables et à jour, ou encore disposer d’un point d’entrée unique pour suivre la vie de l’organisation.
Le projet, lancé à l’initiative de la directrice générale lors de sa prise de fonction, a été piloté par la responsable des systèmes d’information, avec l’implication d’une collaboratrice en charge du recrutement des médecins pour l’identité graphique de la plateforme.
Pourquoi eXo ?
Le GIP a choisi la solution eXo, notamment pour l’ergonomie de la plateforme et sa facilité de prise en main.
Lors de la démonstration, la directrice générale a immédiatement été séduite par la solution et par la simplicité de l’expérience utilisateur. Un point particulièrement important pour le GIP, qui souhaitait proposer un outil accessible à tous les collaborateurs, quels que soient leur métier et leur degré de familiarité avec le numérique.
Autre élément rassurant : la Région Occitanie, partenaire du GIP, est cliente d’eXo Platform depuis plusieurs années et est satisfaite de l’outil. Cette référence, ainsi que la capacité d’eXo à répondre aux besoins d’une organisation publique régionale, ont conforté le GIP dans son choix.
L'implémentation
La responsable des systèmes d’information a d’abord été formée par le chef de projet eXo. Cet accompagnement lui a permis de monter en compétences sur la solution, de structurer les différents espaces et rapidement de construire la plateforme en toute autonomie.
Aujourd’hui, l’intranet s’articule autour de quatre grands espaces thématiques :
Communication interne : un espace global pour diffuser les actualités et informations importantes de l’organisation
Ressources humaines : un espace qui centralise les informations RH et propose notamment un parcours dédié aux nouveaux arrivants avec des actions gamifiées à réaliser
Élections professionnelles : un espace dédié aux prochaines élections
Actions sociales : un espace consacré aux avantages et dispositifs sociaux proposés aux salariés.
L’espace RH intègre également un onglet « Dialogue social », qui permet de retrouver rapidement les informations liées à cette thématique, notamment grâce à un fil d’activités filtré.
Autre fonctionnalité particulièrement utile pour les équipes : une carte interactive des centres de santé de la région Occitanie. En cliquant sur un centre, les collaborateurs peuvent accéder directement à ses coordonnées. Un moyen simple de garder le lien avec un réseau de centres géographiquement dispersés.
La plateforme a été officiellement lancée en juillet, à l’occasion d’un séminaire interne. Un lancement qui a permis aux collaborateurs de découvrir leur nouvel espace de travail et qui a reçu un accueil très positif de la direction.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
