Un intranet collaboratif open source pour 1 000 agents
Située dans le sud des Landes, en région Nouvelle-Aquitaine, l’agglomération du Grand Dax regroupe 20 communes et plus de 58 000 habitants.
La collectivité exerce 24 compétences, parmi lesquelles le développement économique et touristique, l’aménagement de l’espace communautaire, la protection de l’environnement et du cadre de vie, les équipements culturels et sportifs, l’aménagement numérique du territoire et l’action sociale.
Le territoire bénéficie également d’une activité touristique importante, notamment grâce à son thermalisme, à son patrimoine et à la proximité de l’océan Atlantique.
Challenge
Le projet a été porté par la DSI du Grand Dax, dans un contexte de mutualisation des services informatiques entre l’agglomération, la Ville de Dax, le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) et le CIAS (Centre Intercommunal d’Action Sociale).
L’objectif était de mettre en place un intranet collaboratif commun, tout en permettant à chaque entité de disposer de son propre espace et de sa propre page d’accueil.
La collectivité souhaitait remplacer un intranet basé sur une version obsolète de SharePoint par une plateforme unique permettant à la fois de centraliser l’information, simplifier l’accès aux outils et renforcer les usages collaboratifs. La solution s’adresse aux 1 000 agents de la collectivité, dont environ 300 sont sur le terrain avec un usage principalement sur mobile. Les principaux besoins identifiés concernaient notamment :
La centralisation des ressources, procédures et documents de référence
La gestion documentaire avec versioning
La collaboration sur les documents et les projets
La réduction des échanges par e-mail au profit d’espaces collaboratifs
La possibilité d’ouvrir certains espaces à des prestataires externes
Au-delà des aspects fonctionnels, la collectivité souhaitait également proposer une interface moderne et accessible, pensée comme un point d’entrée unique vers les informations, applications métier et outils internes utiles au quotidien. L’objectif était aussi de renforcer le sentiment d’appartenance des agents à leur territoire et à leur collectivité.
Pourquoi eXo ?
Le choix s’est porté sur eXo Platform, notamment pour son socle open source et les garanties de maîtrise qu’il offre.
La collectivité recherchait une plateforme capable de couvrir l’ensemble de ses besoins au sein d’un portail agent unique : accès à l’information, communication interne, collaboration, gestion documentaire et accès aux applications métier. La capacité d’eXo à s’interfacer avec les différents outils existants ainsi qu’avec la messagerie a constitué un critère important dans le choix de la solution.
Le Grand Dax a également été sensible à l’approche de co-construction proposée par l’éditeur, permettant à la collectivité de participer aux réflexions autour des évolutions de la plateforme et de conserver une certaine maîtrise de la feuille de route.
Enfin, les enjeux de souveraineté numérique ont fortement pesé dans la décision. La collectivité souhaitait garder le contrôle de ses données et de son infrastructure. C’est dans cette logique qu’eXo a été déployé on-premise, directement sur les serveurs de la collectivité.
Grâce à son approche open source et à son interopérabilité, eXo nous permet de centraliser les outils sur une même plateforme tout en conservant la maîtrise de nos données grâce à un hébergement sur nos propres serveurs.
Fabien Latry, Directeur des Systèmes d’Information
L'implémentation
L’équipe projet, constituée du DSI et d’une cheffe de projet, est rapidement montée en compétences sur la solution et a gagné en autonomie dans l’administration et le pilotage de la plateforme.
La personnalisation de l’environnement a principalement été réalisée par la DSI, tandis que les équipes d’eXo Platform ont accompagné les différents services dans la prise en main et l’alimentation de leurs espaces. Des ateliers ont ainsi été organisés avec plusieurs directions, notamment la communication, les ressources humaines, la direction juridique et la DSI.
L’organisation retenue repose sur un espace dédié à chaque direction, complété par des espaces d’équipe permettant de faciliter le travail collaboratif au quotidien.
Ouverte en début d’année, la plateforme dépasse désormais le simple cadre d’un intranet et accompagne une évolution plus large des méthodes de travail et de collaboration internes. Le Directeur Général des Services du Grand Dax utilise par exemple la plateforme pour les comités de pilotage de la collectivité.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
Véritable projet structurant, cette plateforme constitue une nouvelle étape de notre transformation numérique. Elle offre aux agents un environnement de travail unifié leur permettant de s’informer, de communiquer, de collaborer et de partager les connaissances dans un cadre cohérent et accessible. Nous poursuivons aujourd’hui cette dynamique en développant de nouvelles intégrations afin de proposer un point d’entrée unique vers l’ensemble du système d’information et d’accompagner l’évolution des usages numériques au sein de la collectivité.
Fabien Latry, Directeur des Systèmes d’Information
