Moteur de recherche d’entreprise : les avantages pour votre organisation

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De nos jours, les entreprises font face à de plus en plus de défis tels que le désengagement des collaborateurs, la défaillance du processus métiers, la baisse globale de l’efficacité. Résultat, les Digital Workplaces gagnent en popularité car elles offrent une solution holistique capable d’intégrer différents outils et applications.

Une Digital workplace typique comprend généralement un système de gestion des connaissances (SGM), un réseau social d’entreprise (RSE), un portail intranet, une messagerie instantanée, etc. Elle intègre également différents logiciels tiers utilisés en interne, tels que La gestion de la relation client (GRC) ou les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH).

Pour un meilleure usage et une plus grande efficacité, une Digital Workplace doit collecter les données à partir de toutes ces sources et les rendre largement accessibles aux utilisateurs dans un endroit centralisé – d’où l’importance du moteur de recherche d’entreprise.

Dans ce blog, nous expliquerons davantage ce qui constitue un bon moteur de recherche d’entreprise, ses avantages et les avancées réalisées dans ce domaine.

Moteur de recherche d’entreprise: Défintion

La recherche d’entreprise consiste à rendre le contenu de différents points de données, disponible et accessible aux utilisateurs de l’ensemble de l’organisation. Simple en apparence, la mise en place d’un moteur de recherche efficace n’est pas une tâche facile.Les organisations doivent planifier et préparer correctement leurs différents ensembles de données pour aider le moteur de recherche à extraire des résultats précis.

La popularité et l’utilisation généralisée des moteurs de recherche tels que Google ont placé la barre très haut pour les organisations qui se retrouvent dans l’obligation de fournir un moteur de recherche capable de répondre aux attentes grandissantes de leurs utilisateurs. En plus, (et avec des budgets à peine comparables aux moteurs de recherche grand public), les entreprises essaient de trouver la meilleure solution pour faciliter la vie de leurs collaborateurs. Ce qui nous amène à nous interroger: Qu’est-ce qui fait un bon moteur de recherche d’entreprise?

Quels sont les critères d’un bon moteur de recherche d’entreprise?

Pour répondre à cette question, nous devons comprendre ce que les utilisateurs attendent du moteur de recherche. Un utilisateur type s’attend à trouver exactement ce qu’il / elle cherche rapidement et en temps voulu. Cela parait simple mais c’est un peu plus compliqué. En effet, pour obtenir des niveaux de précision élevés, les ensembles de données issues du SGM ou des RSE, par exemple, doivent être structurés et indexés pour permettre au moteur de recherche de localiser et d’extraire des fichiers. Ce processus est long, en particulier pour les organisations traitant de grands ensembles de données. Vous trouverez ci-dessous les principaux critères d’un moteur de recherche d’entreprise efficace:

Les Connecteurs:

Les connecteurs rassemblent le contenu de différentes sources de données internes. Ils parcourent ces bases de données pour trouver et localiser un contenu nouveau, mis à jour ou effacé. Cela permet d’effectuer des recherches rapides et efficaces.

L’analyse:

Une fonction d’analyse permet d’évaluer les résultats de la recherche et les connaissances stockées dans des bases de données. Cela garantira de meilleurs résultats ainsi que des connaissances pertinentes et disponibles pour les collaborateurs.

L’intelligence Artificielle:

Un moteur de recherche alimenté par l’intelligence artificielle (IA) offre aux utilisateurs davantage de possibilités lorsqu’ils effectuent des requêtes de recherche. En effet, l’IA offre plusieurs avantages tels que l’aboutissement des requêtes, les contenus associés ou encore la classification de contenu de l’IA. Pour ce qui est de l’aboutissement des requêtes, les utilisateurs peuvent saisir une partie du mot recherché et le moteur de recherche le termine. Quant à la recherche associée, elle fournit aux utilisateurs une liste de termes en fonction de mot-clés. Pour finir, la classification du contenu de l’IA représente le processus d’affichage de résultats par rapport au comportement de l’utilisateur et aux requêtes antérieures.

Sécurité:

La sécurité est un critère important des moteurs de recherche d’entreprise. Un moteur de recherche efficace devrait permettre aux organisations de stocker des données en toute sécurité et d’autoriser les droits d’accès aux informations critiques.

Extensible:

Un moteur de recherche capable de gérer quotidiennement un grand nombre d’utilisateurs et d’ensembles de données est crucial pour la gestion quotidienne de toute entreprise. A l’inverse, un moteur de recherche incapable de gérer des requêtes simultanées peut augmenter le temps passé à rechercher des informations et entraîner ainsi une baisse de productivité.

Les avantages d’un moteur de recherche d’entreprise

Une implémentation efficace d’un moteur de recherche d’entreprise présente de nombreux avantages:

Passer moins de temps dans la recherche d’information:

Les études démontrent que le temps passé par les collaborateurs à la recherche d’information représente l’un des défis les plus récurrents auxquels sont confrontées les entreprises. En effet, la multitude d’outils et d’applications d’entreprise utilisés au quotidien rend l’accès à l’information une tâche difficile pour les collaborateurs. Selon une étude de l’International Data Corporation (IDC), un collaborateur passera 2.5 heures par jour, soit environ 30% de la journée de travail, à la recherche d’informations.

Un moteur de recherche d’entreprise répondant aux critères mentionnés ci-dessus peut réduire considérablement le temps passé par les collaborateurs à basculer entre différents outils et applications pour trouver ce dont ils ont besoin. De puissants connecteurs associés à des capacités d’intelligence artificielle permettent un accès facile aux informations.

Améliorer l’intégration des collaborateurs

L’intégration est souvent une tâche difficile pour les employeurs et les collaborateurs. Un moteur de recherche puissant devrait permettre aux nouvelles recrues d’accéder à une variété de contenus disponibles sur la digital workplace tels que les sessions de formation ou encore les politiques de l’entreprise,et ce avec une simple requête.

Accéder à une base de connaissances riche

Un accès rapide et facile à de grands ensembles de données aide les utilisateurs (en particulier les décideurs) à utiliser les données stockées dans leurs bases de données. Que ce soit pour faire des prévisions basées sur des données historiques ou pour accéder à de vieux documents, les moteurs de recherche dotés de fonctionnalités avancées peuvent être un excellent outil pour améliorer la résolution de problèmes, l’apprentissage et la prise de décision.

Les moteurs de recherche d’entreprise sont essentiels pour les organisations, car ils les aident à améliorer leur productivité en fournissant un accès rapide et opportun à de grands ensembles de données.

La technologie de moteurs de recherche s’est beaucoup développée au fil des années. La technologie a évolué avec l’internet et grâce à l’innovation constante des géants de la tech comme Google. Elle est devenue une partie intégrante de la vie quotidienne. Que ce soit chez eux, dans leurs foyers ou à leur bureau, les utilisateurs recherchent et scrutent en permanence les résultats de la recherche.

Les géants de la tech ont investi d’une manière intensive dans les nouvelles technologies de recherche et ont développé de nouveaux concepts au fil des années comme l’intelligence artificielle ou encore la recherche vocale. Les possibilités sont infinies et nous pouvons nous attendre à de grandes avancées dans ce domaine dans les années à venir.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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