Comment réussir votre Digital Workplace ?

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Les organisations ayant adopté ou comptant adopter le digital workplace offrent un accès accru aux technologies, permet une collaboration sans contrainte, tout en améliorant leur efficacité et la satisfaction de leurs clients.

Les avantages de l’adoption d’un digital workplace sont nombreux : une meilleure communication et collaboration, la mobilité mais également un meilleur accès et la possibilité de trouver une information nécessaire. Dans cet article, nous souhaitons regarder cela sous un angle différent. En effet, ces bénéfices sont fortement influencés par la façon dont vous concevez votre digital workplace.

  1. Branding

Lorsque l’on évoque le design de votre digital workplace, l’un des principaux aspects que devrait considérer votre organisation est son image de marque. Le branding est un moyen pour une organisation de différencier ses services ou produits du reste du marché. Un nom unique, une excellente publicité ou une forte identité visuelle sont quelques-uns des outils pour parvenir à se différencier.

Le branding offre donc la possibilité de façonner l’image ou la perception que l’on souhaite donner aux consommateurs face aux produits.

De même, personnaliser l’apparence de votre intranet stimulera l’engagement de vos employés, leur donnera un sentiment d’appartenance, mais vous assurera également de véhiculer votre image et votre identité visuelle dans le cas d’un extranet.

  1. Intégration des applications

L’un des principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises lors de la conception de leur digital workplace est l’intégration de ces technologies avec les applications métiers existantes (CRM, ERP, SIRH).

Les outils et une culture de la collaboration digitale ne suffisent pas à assurer l’engagement. Il est nécessaire de faire interagir les applications métier avec la plateforme collaborative.

C’est ce que confirme une étude de 2013 publiée par Booze & Company, une mauvaise intégration est l’une des principales raisons qui freine l’adoption du digital workplace.
 


La digitalisation au cœur de la fonction RH

 

  1. Automatisation des processus

Après avoir intégré les applications métier, l’enjeu est de lier les outils collaboratifs avec les processus. Il existe des solutions d’automatisation permettant de coordonner les activités entre les travailleurs, mesurer la production et aider à rendre l’exécution des tâches aussi fluide que possible. Ainsi, grâce à la combinaison d’outils collaboratifs et l’automatisation des flux de travail les collaborateurs gagneront en efficacité tout en respectant les processus de l’organisation.

  1. Sécurisation des données

La sécurisation des données est un facteur critique pour toute structure concevant son digital workplace. Au travers des usages des réseaux sociaux, le mobile, le cloud computing, ou encore la tendance d’utiliser ses propres appareils (B.Y.O.D.), on note que les fuites de données ont augmenté due à une certaine négligence en termes de sécurité.

Investir afin de vous protéger se révélera être être crucial durant la conception de votre digital workplace. Cela permettra à votre organisation d’économiser beaucoup d’argent, mais également de vous assurer d’obtenir le contrôle de votre solution, vous permettant ainsi de vous assurer que la manipulation de vos informations sensibles se fait en toute sécurité.

  1. Un espace de travail ouvert

Bien que principalement influencé par la technologie, le digital workplace concerne également l’environnement de travail “physique” des collaborateurs. Même si la technologie joue un rôle important dans la conception de votre digital workplace, l’importance de la structure du lieu de travail de votre organisation devrait également être envisagée. Selon l’étude de Booze & Company précédemment citée, les organisations qui s’efforcent d’optimiser leur digital workplace possèdent généralement des bureaux trop encombrés qui peuvent limiter la créativité, le moral ou les interactions entre employés.

Adopter un espace ouvert et permettre le travail à distance ainsi que la mobilité sont des moyens de rendre vos employés plus heureux, en augmentant de fait l’engagement et la satisfaction des ces derniers.

Cela conduira également votre structure à avoir un environnement de travail plus efficace et rentable. Par conséquent, lorsque vous pensez à la conception de votre digital workplace, optez aussi pour un environnement physique ouvert favorisant l’interaction et la collaboration.

  1. Une approche centrée sur l’homme

La productivité des travailleurs est influencée par l’efficacité de leurs outils. Même si une automatisation du système mal conçue peut avoir une incidence sur la productivité, les problèmes auxquels les personnes sont confrontées ne peuvent être résolus qu’avec l’adoption de solutions appropriées à leurs usages. Cependant, lorsque les utilisateurs utilisent des outils de collaboration digitale, les organisations doivent aussi faire face à une dynamique plus complexe entre les personnes et les outils. Pour réussir à créer un environnement productif et à réduire les frictions, les organisations doivent absolument comprendre le contexte pour assurer ses objectifs.

Pour ce faire, vous devriez considérer ces 3 éléments essentiels:

  • Soyez réaliste quant à ce que la technologie peut offrir : en effet, vous devez comprendre quelle valeur elle apporte afin d’éviter de sous-estimer ou surestimer son apport.
  • Faites preuve d’empathie envers vos collaborateurs: Ecoutez et comprenez leurs besoins, leurs motivations, leurs difficultés et proposez des solutions adaptées.
  • Résolvez les problèmes de productivité avec vos collaborateurs : il existe une myriade de techniques (co-conception, design thinking, méthodes agile, gamestorming) vous permettant de trouver la bonne solution tout en impliquant vos collaborateurs

Une approche axée sur vos collaborateurs durant la conception et la mise en œuvre de votre digital workplace réduira non seulement les risques d’échec du projet, mais assurera également des gains de productivité.

Dans ce monde de plus en plus numérisé, l’adoption d’un digital workplace devient plus courante pour les entreprises qui se doivent d’être à la pointe. Néanmoins, en étendant votre réflexion au delà de la technologie, dès la phase de conception de votre digital workplace, vous serez en mesure de créer un espace de travail stable pour tous vos collaborateurs.

La Digital Workplace

 

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.

Trouvez la définition complète d’une digital workplace


Quels sont les avantages d’une Digital Workplace ?

La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:

  • Créer et renforcer votre culture d’entreprise
  • Briser les silo
  • Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe
  • Engager et valoriser
  • Améliorer le processus d’intégration
  • Améliorer la productivité et les performances
  • Plus d’agilité en facilitant le télétravail
  • Réduire les coûts informatiques et opérationnels
  • Transformer les employés en ambassadeurs de la marque

Découvrez les avantages d’une Digital Workplace


Comment mesurer l’efficacité de votre digital workplace ?

La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun.
Voici les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace.

  • Métriques d’usage
  • Métriques d’engagement
  • Métriques d’efficacité

Découvrez Comment évaluer les performances de votre digital workplace


Quel est le rôle d’un Digital Workplace Manager ?

Un digital workplace manager est responsable d’accompagner un projet de digital workplace dans ses différentes étapes. Les principales responsabilités sont les suivantes :

  • Identifier les besoins et les domaines à améliorer
  • Choisir le bon cas d’usage de digital workplace (intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, système de gestion des connaissances, etc…) en tenant compte de la configuration informatique existante et de la stratégie commerciale globale.
  • Diriger la mise en œuvre de cette digital workplace
  • Élaborer des politiques, des lignes directrices et un plan de gestion de contenu.
  • Déterminer et suivre les indicateurs de succès (indicateurs d’usage, d’engagement et d’efficacité).
  • Offrir des séances de formation aux principaux utilisateurs et collaborateurs.

Voici une liste des compétences que l’on retrouve généralement chez les meilleurs Digital Workplace managers

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"Je suis responsable des produits chez eXo, je supervise la gestion des produits et le marketing produit, mes équipes conçoivent, créent et promeuvent les fonctionnalités et les améliorations d'eXo Platform. En tant qu'ancien développeur de logiciels devenu chef de produit, j'ai une passion pour les technologies qui sont susceptibles d'améliorer la vie des gens. Dans ce blog, j'écris sur certains de mes intérêts personnels, tels que la productivité, les formes alternatives de gestion et d'organisation des entreprise, la collaboration, les technologies open-source et émergentes. "

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