Gérer le bruit social dans un espace de travail collaboratif

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Le bruit, personne n’aime ça. Surtout en milieu de travail. C’est gênant, désagréable et ça nous déconcentre. Que l’on travaille à proximité d’un scanner, d’une photocopieuse ou d’un chantier, nous utilisons le bruit qu’ils provoquent comme excuse à notre manque de concentration, puisque nous sommes naturellement enclins à la procrastination.

Mais il existe un autre type de bruit au travail, mais ce dernier n’est pas forcément ressenti comme tel, et il s’agit du bruit social.

Une simple expérience démontre à quel point le bruit social peut être envahissant. Pendant une heure, réglez les paramètres de vos réseaux sociaux ( Facebook, Twitter, LinkedIn etc. ) afin de recevoir les notifications de ces derniers instantanément. Commencez une tâche, et vérifiez vos notifications à chaque “bip”. À la fin de l’heure, vous serez étonné de voir à quel point vous n’avez pas travaillé ! Et je peux même vous garantir que vous auriez bien mieux et plus travaillé avec le vacarme d’un chantier voisin. C’est pour dire…

Toutefois, nous ne remarquons pas forcément ce bruit. ll est vrai qu’il est toujours amusant et divertissant de jeter un coup d’oeil aux photos de vacances de notre meilleur ami ou aux tweets les plus populaires. Nous nous sentons connectés et aimés, et ce n’est donc pas ressenti comme de la perte du temps. Mais quand ce temps récréatif est pris au détriment du temps que vous devez passer à travailler et casse votre productivité, votre journée de travail est ruinée.

En conséquence, beaucoup d’entreprises interdisent l’accès aux réseaux sociaux. Pourtant, la collaboration interne et les connexions sont importantes. Les entreprises dépensent des milliers d’euros pour introduire des plateformes collaboratives et ainsi permettre à leurs employés d’être connectés les uns avec les autres, de partager des documents et l’information, et d’assurer qu’ils aient des interactions sociales.

Accueillez le bruit au travail !

Ce n’est pas du tout naturel, mais quand vous lancez un espace de travail collaboratif, votre but premier est de susciter l’enthousiasme et pousser à l’adoption. Beaucoup d’experts de la gestion du changement insistent sur l’importance d’attirer les employés vers la plateforme, les engager, les retenir, et surtout les rendre “bruyants”.

Si vous menez à bien ce travail, vos employés y prendront goût. Ils se connecteront à la plateforme, pour travailler, se connecter, et communiquer ! En conséquence, vos supérieurs recevront un flux de notifications provenant de différents projets et départements. Certaines seront pertinentes, d’autres moins, mais toute activité est un signe positif de l’engagement des employés et de l’adoption de l’intranet.

Ne réglementez pas les interactions sociales dans l’espace de travail collaboratif

À ce stade, les directeurs commerciaux auront souvent tendance à vouloir contrôler le flux des informations en postant des questions de ce type : “Est-ce que cela est pertinent à l’espace marketing ?”, “Ça ne serait pas une erreur ce message ?”, ou encore “Comment puis-je me désabonner de ce flux d’actualités ?”
Même si le directeur en question essaie d’améliorer les choses et d’accroître la productivité et la performance des employés, de tels commentaires peuvent vraiment refroidir l’enthousiasme construit et paralyser l’adoption !

Notre conseil aux chefs d’entreprise est d’encourager la circulation de l’information et l’interaction sociale plutôt que de vouloir tout contrôler. Si ce genre de commentaires est vraiment indispensable, il ne devrait pas se faire publiquement, autrement les autres membres se sentiront aussi concernés et seront beaucoup moins actifs. C’est pourquoi nous conseillons l’équipe en charge de la gestion du changement de former les chefs d’entreprise aux meilleures pratiques et les objectifs à long terme des espaces collaboratifs de travail.
( Bien entendu, il n’est pas question de laisser passer des messages irrespectueux. )

Vous voulez voir la magie opérer ? Laissez l’espace collaboratif s’auto-réguler…

Nous avons observé que pour nos clients, le bruit social initial n’était que temporaire. Dans la première phase, tout le monde participe à tout, tisse des liens, et partage des messages ou des commentaires sans grande valeur ajoutée.

Cette phase d’excitation est suivie d’une sorte de désillusion. Durant cette première phase, la plupart des employés font le tour de la plateforme et de ses discussions, sans vraiment l’utiliser pour travailler, et ils ne se sont donc pas encore conscients de l’impact positif qu’elle peut avoir sur leur motivation et leur productivité. En effet, grâce à une plateforme collaborative d’entreprise, ils peuvent aisément trouver l’information et réaliser leurs tâches et leurs objectifs.

Et à ce stade là, l’activité vient principalement du management et des précurseurs qui ont découvert le potentiel d’un tel outil avant les autres !

Enfin, au troisième stade, la plupart des employés se mettent à utiliser l’espace collaboratif de travail d’une façon bien plus méticuleuse et afin d’amèliorer leur efficacité.
Les usages de l’outil ne sont plus dispersés, et l’excitation des débuts laisse place au travail. Le bruit social se transforme en communication précise et efficace, porteuse de productivité.

Améliorez les performances des employés en filtrant l’information

Quand votre projet de plateforme collaborative atteint le troisième stade, soyez fier ! Vous avez réussi là où beaucoup d’autres ont échoué, à savoir mener à bien l’adoption de l’intranet et la gestion du changement. Est alors venu le temps de montrer aux utilisateurs et aux directeurs les plus sceptiques comment filtrer les flux d’activités, gérer les notifications, masquer les tâches, et organiser leurs espaces de travail pour ainsi obtenir une efficacité maximal !

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"Je suis la Directrice des opérations d'eXo, responsable de toutes les opérations assurant l'acquisition et le succès des clients. Dans ce blog, j'écris sur les espaces de travail modernes et leurs avantages pour les entreprises et leurs employés. De temps en temps, je blogue également sur mes centres d'intérêts, tels que la communication, le développement personnel, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la durabilité et l'égalité des genres."

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