4 bonnes pratiques pour développer vos communautés internes

Équipes projet, groupes de travail, entités de production, …peu importe le terme utilisé, toute personne qui exerce dans une organisation connaît ce phénomène consistant à se regrouper pour créer, produire, réaliser.

C’est l’essence même d’une entreprise : des communautés internes se constituent, échangent et interagissent pourvu qu’elles permettent de répondre aux besoins de l’organisation.

Elles peuvent être constituées de différentes manières. Que la communauté soit imposée parce qu’une direction, un département est mis en place. Qu’elle soit consciente puisqu’une équipe doit travailler ensemble sur la fourniture d’un produit. Ou bien qu’elle soit inconsciente parce que de manière ponctuelle, un collaborateur sollicite d’autres compétences lui permettant de répondre à une demande à un instant T.

L’entreprise doit nécessairement se préoccuper de ces deux dernières typologies de communautés internes.

Ce sont des connaissances, des savoir-faire qui sont partagés et qui constituent une richesse pour toute entreprise qui souhaite développer son activité, une nouvelle activité ou bien s’engager sur un projet de transformation digitale.

Ci-après, nous vous proposons quatre bonnes pratiques pour aider à faire grandir vos communautés internes.

Préserver la dimension volontaire

Naturellement, des communautés internes vont émerger dans votre organisation. De manière spontanée et volontaire, des collaborateurs vont se regrouper pour répondre à une problématique, pour mettre en place un projet, ou simplement pour se réunir autour d‘intérêts personnels.

Si l’objectif est bien de développer, faire grandir vos communautés internes, l’idée n’est pas non plus d’apporter rigidité et processus. Ceci ne fera que tuer l’initiative. La directive prendra le pas sur l’action spontanée. Ainsi freinés, les collaborateurs attendront d’autres directives pour poursuivre.

Il s’agira au contraire de renforcer et soutenir cette spontanéité en outillant vos collaborateurs. Vous donnerez un cadre tout en favorisant la prise d’initiative. Nous vous proposons à suivre trois exemples pour accompagner les communautés internes tout en préservant la dimension volontaire.

Accompagner les initiatives

Accompagner ce développement de communautés internes sera extrêmement positif pour le fonctionnement de votre organisation : mutualisation des ressources, des compétences autour d’une même problématique, d’un même projet.

Le sentiment d’appartenance à un collectif sera décuplé, la fidélisation des collaborateurs sera renforcée, et l’émulation, le partage des connaissances soutiendra l’innovation tout autant que l’activité de l’entreprise. En accompagnant vos communautés internes, un climat de confiance émergera et alimentera de fait leur développement.

Pour piloter cette dynamique, nous vous invitons à identifier les porteurs d’initiative. Ils sont les référents actuels des communautés internes. Ils ont été à l’origine de leur constitution. L’objectif est d’en faire des personnes ressources et de les accompagner au besoin.

Par exemple, un groupe de travail s’est constitué pour répondre à un besoin client. Une offre de service a été définie. Une validation, un retour sont attendus pour poursuivre la démarche. Le porteur d’initiative pourra très bien ici être le relais des échanges vers une instance décisionnelle.

En identifiant ces interlocuteurs ressources, vous leur apportez une écoute attentive, vous rendez crédibles leur démarche et vous apportez de la reconnaissance aux actions entreprises par les communautés internes.

Animer les communautés

Ces porteurs d’initiatives tout comme les membres des communautés internes auront également besoin d’aide pour animer et piloter certaines actions. C’est à ce moment que l’animateur de la communauté (ou communément appelé community manager) entre dans la danse.

Dans toute entreprise, il existe des communautés internes qui auront cette capacité à imaginer, à conceptualiser sans pouvoir aller plus loin, par manque de temps, de ressources. L’animateur de communauté pourra les aider à aller plus loin, par exemple, en sollicitant une ou d’autres compétences voire un autre groupe.

Il est le référent principal des communautés et a de fait cette particularité d’avoir une vision globale. Ainsi, il peut facilement accompagner les communautés internes, et parfois même impulser une dynamique propre à une situation.

Les échanges seront mutualisés, les risques et les opportunités seront plus rapidement identifiés ; l’entreprise gagnera à être plus efficiente.

Soutenir l’animation des communautés

Il ne sera néanmoins pas aisé pour un animateur de communautés d’identifier chacun des groupes de travail, chacune des initiatives. Il sera également improductif de demander à tout groupe de travail de le solliciter, de lui présenter leurs travaux.

Ce, même si l’objectif recherché de mutualisation des connaissances, de produire plus rapidement, etc. est compris par tous. Il n’y aura plus de spontanéité, les communautés internes trouveront cela trop rigides et l’initiative ne sera plus.

Il sera plus intéressant de proposer aux communautés internes des outils de travail collaboratifs pour les aider à se regrouper, à mutualiser des connaissances, à partager des documents, des informations. Par exemple, une plateforme collaborative ouvrant droit à la création d’espaces collaboratifs sera ici pertinente.

Le suivi des travaux, des tâches, les échanges seront centralisés. Moins de mails circuleront et l’information ne sera pas diffuse, elle sera maîtrisée. Un nouveau membre du groupe pourra par exemple rapidement intégrer le travail en cours.

Les communautés trouveront un bénéfice certain à utiliser cette plateforme collaborative . L’animateur des communautés sera le référent de ces espaces digitaux et aura facilité à prendre connaissance des sujets, des initiatives développées par ces collègues.

Ces bonnes pratiques ont pour avantage de garantir la liberté d’action des communautés internes tout en les outillant. Vous accompagnez leurs initiatives et par ce biais, l’entreprise initie de nouvelles formes de travail, plus transverses et plus collaboratives. En plus de faire grandir les communautés internes, vous développez l’innovation, le sentiment d’appartenance et le climat de confiance dans l’entreprise.

Si vous aussi, vous avez des idées, des pratiques que vous souhaitez partager, n’hésitez pas à nous faire signe !

 

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Spécialiste du développement des ressources humaines, je suis intéressé par les interactions humaines dans les entreprises. Fort de près de 10 ans d’expériences dans différents secteurs, en France et au Canada, j’apprécie pouvoir échanger sur cette thématique ainsi que sur la place de la fonction RH dans la stratégie d’entreprise.

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