Aperçu sur l’application agenda

eXo Platform Blog

Les agendas nous ont depuis longtemps aidé à mieux gérer notre temps, à organiser notre travail ou à planifier nos événements.

Une fonctionnalité qui devient indispensable pour s’organiser et mieux collaborer avec le recours massif au télétravail.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises sont prêtes à adopter des modalités de travail plus flexibles et à fournir à leurs équipes qui travaillent à distance des solutions capables d’améliorer leur expérience.

L’agenda a toujours été une composante principale de notre suite collaborative et on continue à apporter des améliorations afin de s’adapter aux nouvelles tendances et besoins fonctionnels.

Dans cet article, nous allons revenir sur cette fonctionnalité et vous présenter les dernières améliorations apportées à cette composante majeure de la nouvelle version 6 d’eXo Platform.

L’application agenda

L’application agenda intégrée est conçue pour aider les utilisateurs à accéder et à gérer diverses activités, réunions et événements. Grâce à son large éventail de fonctionnalités, l’application couvre plusieurs cas d’usage tels que la création et la programmation des réunions, l’organisation des tâches, l’exportation et la synchronisation des agendas, etc…

Les utilisateurs peuvent accéder aux agendas directement à partir de la page d’accueil ou ils peuvent voir les différentes activités dans leurs espaces, organiser leur temps de travail et partager des événements avec leurs collègues.

Les agendas d’équipes leur permettent de collaborer efficacement et de gérer des projets en rendant toutes les activités accessibles dans un endroit centralisé. Ces derniers sont affichés dans l’interface générale du calendrier des utilisateurs et dans des espaces spécifiques (selon les paramètres des espaces).

Les gestionnaires d’espaces peuvent modifier les couleurs des agendas. Les utilisateurs quant à eux peuvent personnaliser et attribuer des couleurs aux agendas des différents espaces. Ils peuvent également configurer l’affichage, et de configurer l’affichage.

Pourquoi avons-nous décidé d’améliorer l’application Agenda ?

Le nouvel agenda s’inscrit dans une démarche d’amélioration globale avec le lancement de la nouvelle version 6 d’eXo Platform et qui visait à repenser l’interface et l’expérience des fonctionnalités majeures de la plateforme afin de la rendre plus simple et plus attrayante.

Notre but est de rendre la création, la programmation et la visualisation des événements plus faciles et mieux adaptées aux besoins de nos utilisateurs. Des améliorations d’affichage afin de faciliter l’accès à partir de n’importe quel appareil mais aussi d’usage en introduisant l’intégration avec des applications tierces telles que google calendar, outlook ou même des outils de vidéoconférence.

Qu’est-ce qui a changé ?

Une navigation plus facile et une interface utilisateur repensée

  • Un nouveau design

L’interface de l’application a été retravaillée afin de l’aligner avec le nouveau design de la plateforme. En effet, l’utilisation des drawers a permis une meilleure utilisation de l’espace de l’écran permettant ainsi de simplifier les différentes vues de l’agenda (par jour, par semaine  ou par mois). De plus, la vue par défaut de l’agenda est améliorée par l’indication visuelle des heures et des jours fériés, affichés en gris.

La vue principale de l’agenda eXo Platform 6.0

La vue principale de l’agenda

  • Un accès et une utilisation simplifiés

Compte tenu de son importance, l’accessibilité de l’application a été placée au cœur des réflexions. En effet, l’agenda est aujourd’hui accessible directement via la page d’accueil de la digital workplace avec une section dédiée qui permet d’avoir un aperçu sur les évènements à venir mais aussi  d’en créer directement à partir de ce bloc sans avoir à lancer l’application.

La vue agenda sur la page d’accueil eXo Platform 6.0

La vue agenda sur la page d’accueil

De plus, il est possible d’accéder à l’agenda à partir du centre des applications ou directement à partir d’un espace.

Accès à l'agenda depuis le lanceur d'applications eXo Platform 6.0

 Accès à l’agenda depuis le lanceur d’applications

Il est à noter qu’une vue agenda d’un espace n’affiche que les événements de l’espace en question. Il est cependant possible de filtrer par “tous les événements » ou seulement les événements auxquels vous participez.

Accès à l’agenda depuis un espace eXo Platform 6.0Accès à l’agenda depuis un espace

  • Un processus de création d’événements enrichi

Pour créer un événement, il suffit de cliquer sur le bouton ‘programmer l’événement’ et fournir par la suite la date, l’heure et le reste des détails relatifs à l’événement.

Deux nouvelles options ont également été ajoutées:

  • La récurrence: Lors de la création des événements périodiques tels que des réunions quotidiennes ou hebdomadaires, il vous suffit de créer un seul événement et de choisir par la suite la fréquence de répétition (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)
  • L’édition: Les organisateurs peuvent accorder aux participants la permission de modifier les informations de l’événement, d’ajouter des participants

L’interface de création d'événements eXo Platform 6.0L’interface de création d’événements 

Un autre moyen plus simple et plus rapide pour programmer vos événements, en cliquant sur une date précise, un drawer s’ouvrira avec les informations à fournir.

Planification rapide de l'événement

Planification rapide de l’événement

  • Une expérience mobile améliorée

Le nouvel agenda a également été conçu et optimisé afin d’offrir la meilleure expérience mobile en se basant sur les bonnes pratiques ainsi que les retours des utilisateurs.

L’accent a été mis sur la visibilité, la facilité d’utilisation et les objectifs des utilisateurs. Nos équipes de concepteurs et de spécialistes Produit ont dû prioriser les actions à afficher afin d’éviter la surcharge d’information.

Comme le montre l’écran ci-dessous, la vue de l’agenda sur mobile est affichée sous forme de chronologie. De cette façon, vous pouvez voir les événements à partir du jour sélectionné, en omettant délibérément tout élément secondaire qui risque d’encombrer l’espace.

La vue mobile de l’agenda eXo Platform 6

La vue mobile de l’agenda

Le processus de création d’événements a été simplifié en suivant la même approche. En cliquant sur le signe “+”, sous serez dirigé vers une page séparée de création d’événements contenant toutes les informations requises.

 

La vue mobile de l’agenda eXo Platform 6

Création d’événements sur mobile

  • Synchronisation avec d’autres agendas

Il est désormais possible de connecter votre agenda d’eXo Platform avec votre agenda personnel. Il vous suffit de vous rendre sur la page “paramètres” et de cliquer sur “connecter votre agenda personnel”. Une fois que vous aurez connecté votre lecteur,  vous pouvez consulter les événements des agendas des autres applications (tels que Google Agenda et Outlook) et être notifié en temps réel.

Choix d’un autre agenda eXo Platform 6

Choix d’un autre agenda

  • Intégration avec l’outil de vidéoconférence ‘Jitsi’

La nouvelle application agenda est entièrement intégrée à Jitsi, un outil de vidéoconférence open source qui sera intégré nativement dans nos prochaines versions. L’intégration permet de programmer des réunions Jitsi et d’inviter des membres qui peuvent se joindre à vous plus tard en cliquant simplement sur “joindre l’appel Jitsi”.

De cette façon, les réunions et les visioconférences sont possibles et accessibles directement via l’agenda d’eXo Platform.

La vue évenements eXo Platform 6

La vue évenements

La nouvelle application agenda sera disponible dans notre prochaine version, eXo Platform 6.1. Entre-temps, nous vous invitons à la tester sur notre version communautaire.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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